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Stand 16. Oktober 2026 · App NexusOS (iOS und Android) · Deutschland und Österreich

Datenschutzerklärung

NexusOS ist die Mitarbeiter-App (iOS und Android) zur Arbeitszeiterfassung für Betriebe, die den Dienst Facility Agent der Oberhammer Media GmbH nutzen; für freigeschaltete Betriebe enthält sie zusätzlich eine Sprachaufnahme mit Transkription. Diese Erklärung informiert nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten die App verarbeitet, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher und Rollenverteilung

NexusOS wird von Ihrem Arbeitgeber als Teil seiner Arbeitszeiterfassung eingesetzt. Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten (Arbeitszeiten, Standort beim Stempeln, Abwesenheiten, Dienstpläne, Sprachaufnahmen und Transkripte) ist Ihr Arbeitgeber. Die Oberhammer Media GmbH verarbeitet diese Daten in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Ist die Oberhammer Media GmbH selbst Ihr Arbeitgeber, ist sie auch für diese Daten Verantwortliche.

Für den technischen Betrieb der App und der zugehörigen Server, für die Sicherheit des Dienstes, für den Support und für diese Website ist die Oberhammer Media GmbH selbst Verantwortliche.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) nicht vorliegen. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte Kontaktadresse.

2. Herkunft der Daten und Bereitstellungspflicht

Ihr Konto wird ausschließlich durch Ihren Arbeitgeber angelegt. Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Zuordnung zu Ihrer Organisation erhalten wir daher von Ihrem Arbeitgeber (Art. 14 DSGVO). Eine Selbstregistrierung ist nicht möglich.

Die Erfassung Ihrer Arbeitszeiten beruht auf arbeitsvertraglichen und gesetzlichen Pflichten Ihres Arbeitgebers; ohne diese Daten ist eine Nutzung der App zur Zeiterfassung nicht möglich. Die Freigabe des Standorts auf Ihrem Gerät ist hingegen technisch freiwillig: Verweigern Sie sie, funktioniert das Stempeln ohne Standortangabe. Ob und in welchem Umfang eine Standorterfassung beim Stempeln betrieblich vorgesehen ist, regelt Ihr Arbeitgeber.

3. Verarbeitete Daten und Zwecke

4. Rechtsgrundlagen

• Zeiterfassung, Abwesenheiten, Dienstplan: Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses und Erfüllung gesetzlicher Aufzeichnungspflichten Ihres Arbeitgebers, Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und dem nationalen Beschäftigtendatenschutzrecht: in Deutschland § 26 BDSG, in Österreich das Datenschutzgesetz (DSG) sowie die arbeitsverfassungsrechtlichen Vorgaben (§ 96 ArbVG, für Betriebe ohne Betriebsrat § 10 AVRAG). Ihr Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass die betrieblichen Voraussetzungen, etwa eine Betriebsvereinbarung, vorliegen.
• Krankenstand: Angaben zum Krankenstand sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Verarbeitet werden die Art der Abwesenheit, ihr Zeitraum und ein von Ihnen gegebenenfalls eingetragener Grund auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO zur Erfüllung arbeits- und sozialrechtlicher Pflichten Ihres Arbeitgebers.
• Standort beim Stempeln: dieselbe Rechtsgrundlage, soweit Ihr Arbeitgeber die Standorterfassung betrieblich vorsieht. Die technische Freigabe erteilen Sie selbst auf dem Gerät; Sie können sie jederzeit in den iOS-Einstellungen unter „Datenschutz & Sicherheit“ → „Ortungsdienste“ → „NexusOS“ oder unter Android in den Einstellungen → Apps → NexusOS → Berechtigungen entziehen, ohne dass das Stempeln dadurch ausfällt.
• Sprachaufnahme: dieselbe Rechtsgrundlage wie die Zeiterfassung, soweit Ihr Arbeitgeber die Funktion betrieblich vorsieht; ansonsten berechtigtes Interesse an der Dokumentation von Besprechungen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Aufnahmen anderer Personen setzen deren Kenntnis und Einverständnis voraus (siehe Abschnitt 6). Die Mikrofon-Freigabe erteilen Sie selbst auf dem Gerät und können sie jederzeit in den iOS-Einstellungen unter „Datenschutz & Sicherheit“ → „Mikrofon“ → „NexusOS“ oder unter Android in den Einstellungen → Apps → NexusOS → Berechtigungen entziehen; alle übrigen Funktionen der App bleiben davon unberührt.
• Betrieb, Sicherheit und Support der App (technische Protokolle, Gerätedaten, Bearbeitung Ihrer Anfragen): berechtigtes Interesse der Oberhammer Media GmbH an einem sicheren und funktionsfähigen Dienst, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Speicherung auf dem Endgerät: Die App speichert auf Ihrem Gerät einen Sitzungsschlüssel, Ihre Einstellungen (Sprache, Erinnerung), die zuletzt von Ihnen auf der Karte gesetzten Orte (höchstens 20) und Ihre Aufnahmen (nach dem Speichern des fertigen Transkripts mindestens 7 Tage, Einzelheiten in Abschnitt 6; von iCloud- und Geräte-Backups ausgenommen). Dies ist für die Bereitstellung des von Ihnen genutzten Dienstes unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; in Österreich § 165 Abs. 3 TKG 2021). Beim Abmelden wird der Sitzungsschlüssel gelöscht.
• Erfüllung Ihrer Betroffenenrechte: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5. Anmeldung

Die Anmeldung mit Ihrem betrieblichen Konto erfolgt ausschließlich über den Anmeldedienst nexusOS der Oberhammer Media GmbH, entweder über die zentrale Anmeldung oder mit E-Mail-Adresse und Passwort. Ein Anmeldedienst eines Drittanbieters wird nicht eingesetzt.

6. Sprachaufnahme und Transkription

• Nur auf Ihren Start. Im Bereich „Aufnahme“ nimmt die App nur auf, wenn Sie selbst auf „Aufnehmen“ tippen. Die laufende Aufnahme wird angezeigt; Sie können sie jederzeit pausieren oder beenden. Sie läuft weiter, wenn Sie die App verlassen oder den Bildschirm sperren, bis Sie sie beenden. Unter Android zeigt eine dauerhafte Mitteilung die laufende Aufnahme an (Vordergrunddienst).
• Umwandlung in Text. Nach dem Beenden wird die Aufnahme verschlüsselt an die Server der Oberhammer Media GmbH übertragen. Von dort wird sie zur Umwandlung in Text an den Transkriptionsdienst der Lemon Fox GmbH übermittelt, der sie in unserem Auftrag innerhalb der Europäischen Union verarbeitet (siehe Abschnitt 7). Dabei werden verschiedene Sprecher unterschieden und im Transkript als „Sprecher 1“, „Sprecher 2“ usw. mit Zeitangabe gekennzeichnet; die Personen werden dabei nicht identifiziert. Ist der Dienst nicht erreichbar, wird die Aufnahme ersatzweise auf eigener Hardware der Oberhammer Media GmbH innerhalb der Europäischen Union umgewandelt, dann ohne Unterscheidung der Sprecher. Wird keine Sprache erkannt, wird auf dem Server nichts gespeichert. Ist die Umwandlung vorübergehend nicht möglich, bleibt die Aufnahme bis zur Umwandlung auf dem Server gespeichert und wird dann automatisch umgewandelt.
• Tonaufnahme. Nach der Umwandlung wird die Tonaufnahme auf dem Server gelöscht. Auf Ihrem Gerät bleibt eine Aufnahme als Rückfallkopie noch mindestens 7 Tage, nachdem Sie das fertige Transkript gespeichert haben (gemessen an der Uhrzeit unseres Servers, nicht an der Uhr des Geräts); danach löscht die App sie beim nächsten Öffnen der Seite „Aufnahme“ mit Internetverbindung. Löschen Sie das Transkript vorher, bleibt die Aufnahme auf dem Gerät, bis Sie sie verwerfen. Aufnahmen auf dem Gerät sind von iCloud- und Geräte-Backups ausgenommen. Bis zum Speichern des Transkripts bleibt sie auf dem Gerät; das gilt auch, solange sie noch nicht übertragen ist, keine Sprache erkannt wurde oder die Umwandlung fehlgeschlagen ist – dann bleibt sie, bis Sie sie erneut senden oder verwerfen.
• Transkript. Das Transkript wird verschlüsselt auf dem Server gespeichert und ist nur für Sie sichtbar, solange Sie es nicht freigeben – in der App unter „Aufnahme“ → „Meine Transkripte“. Bis Sie es speichern, ist es dort als „Entwurf“ markiert. Sie können es mit einem Titel und eigenen Tags versehen und als PDF- oder Textdatei teilen; an wen, entscheiden Sie selbst. Falls Ihr Arbeitgeber eine Wissensbasis anbietet und Sie ein Transkript dafür freigeben, ist es dort für die Berechtigten Ihres Arbeitgebers sichtbar.
• Tags legen Sie für sich selbst an; sie sind für andere Nutzer nicht sichtbar.
• Löschen. Ein Transkript löschen Sie in der App unter „Aufnahme“ → „Meine Transkripte“. Haben Sie es für die Wissensbasis freigegeben, bleibt es dort erhalten. Die Löschung aus der Wissensbasis beantragen Sie bei Ihrem Arbeitgeber oder per E-Mail an info@oberhammer.net.
• Gesprochene Zeiten. Wenn Ihr Arbeitgeber die Funktion freigeschaltet hat, können Sie eine höchstens 60 Sekunden lange Spracheingabe für Zeitvorschläge aufnehmen. Sie wird verschlüsselt übertragen und wie oben beschrieben flüchtig in Text umgewandelt; die Tonaufnahme wird dabei nicht auf dem Server gespeichert. Das Transkript wird zur Ermittlung der Vorschläge an Mistral AI SAS als Dienstleister in unserem Auftrag übermittelt. Erst wenn Sie die Vorschläge bestätigen, werden Zeiten gespeichert; das Transkript kann dann als Herkunft des Eintrags gespeichert werden.

7. Empfänger und Speicherort

• Ihr Arbeitgeber und die von ihm berechtigten Personen (zum Beispiel Einsatzleitung, Lohnabrechnung) erhalten Zugriff auf Ihre Zeiten, Abwesenheiten und Dienstpläne im Rahmen ihrer Aufgaben.
• Hosting: Server und Datenbank der App betreibt die Oberhammer Media GmbH auf Infrastruktur der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich als Hosting-Dienstleister in unserem Auftrag.
• Transkription: Die Umwandlung von Sprachaufnahmen in Text übernimmt die Lemon Fox GmbH, Torstr. 195, 10115 Berlin, Deutschland, als Dienstleister in unserem Auftrag. Die Aufnahme wird dazu ausschließlich an deren Server in der Europäischen Union übermittelt. Ist dieser Dienst nicht erreichbar, erfolgt die Umwandlung auf eigener Hardware der Oberhammer Media GmbH innerhalb der Europäischen Union.
• Auswertung gesprochener Zeiten: Das Transkript der kurzen Spracheingabe wird an Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, als Dienstleister in unserem Auftrag übermittelt, um Zeitvorschläge zu ermitteln.
• Apple: Bezug und Aktualisierung der App über den App Store verantwortet Apple nach eigenen Datenschutzbestimmungen. Ob Apple anonymisierte Nutzungs- und Absturzstatistiken mit uns teilt, entscheiden Sie in den iOS-Einstellungen unter „Datenschutz & Sicherheit“ → „Analyse & Verbesserungen“.
• Google: Bezug und Aktualisierung der Android-Version von NexusOS über Google Play verantwortet Google nach eigenen Datenschutzbestimmungen.
• Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet durch uns nicht statt. Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben.

8. Speicherdauer

• Arbeitszeitnachweise unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten Ihres Arbeitgebers: in Deutschland mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG), in Österreich mindestens ein Jahr (§ 26 AZG); lohn- und abgabenrelevante Unterlagen bis zu zehn Jahre (§ 147 AO, § 132 BAO). Standortkoordinaten sind Bestandteil des jeweiligen Stempeleintrags und werden mit ihm gelöscht.
• Konto: Bei Ende des Beschäftigungsverhältnisses oder auf Ihren Antrag wird der Zugang gesperrt. Personenbezogene Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
• Sprachaufnahmen werden auf dem Server nach der Umwandlung in Text gelöscht. Auf Ihrem Gerät bleibt eine Aufnahme nach dem Speichern des fertigen Transkripts noch mindestens 7 Tage (gemessen an der Uhrzeit unseres Servers) und wird danach beim nächsten Öffnen der Seite „Aufnahme“ mit Internetverbindung automatisch gelöscht; bis dahin gelangt sie nicht in iCloud- oder Geräte-Backups. Weitere Fälle, in denen eine Aufnahme auf dem Gerät bleibt, bis Sie sie erneut senden oder verwerfen, nennt Abschnitt 6. Transkripte bleiben gespeichert, bis Sie sie in der App löschen; für eine Wissensbasis freigegebene Transkripte bleiben dort bis zur Löschung durch Ihren Arbeitgeber erhalten. Kurze Spracheingaben für Zeitvorschläge werden auf dem Server nicht gespeichert.
• Technische Protokolle der Server werden nach 14 Tagen gelöscht.
• Auf der Karte gesetzte Orte speichert die App zusätzlich auf Ihrem Gerät (die letzten 20); ältere werden durch neuere ersetzt, alle werden mit dem Löschen der App entfernt.
• Erinnerungen und Einstellungen verbleiben nur auf Ihrem Gerät und werden mit dem Ausstempeln beziehungsweise dem Löschen der App entfernt.

9. Löschung des Kontos

In der App unter Profil → Konto löschen können Sie die Löschung beantragen. Die App öffnet dazu eine vorbereitete E-Mail an info@oberhammer.net, die Sie vor dem Senden ergänzen können. Wir sperren Ihren Zugang, informieren Ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen und löschen Ihre personenbezogenen Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail.

Auch ohne App können Sie die Löschung per E-Mail an info@oberhammer.net beantragen. Geben Sie dafür Ihren Namen, Ihren Arbeitgeber und die E-Mail-Adresse Ihres Kontos an. Wir bearbeiten Ihren Antrag ohne unangemessene Verzögerung, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO). Für Ihre Beschäftigtendaten wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber; die Oberhammer Media GmbH unterstützt ihn bei der Erfüllung Ihrer Rechte. Für alles, was den Betrieb der App und den Support betrifft, erreichen Sie uns unter info@oberhammer.net.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für die Oberhammer Media GmbH zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach. In Österreich ist die Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, zuständig.

11. Geltung in Deutschland und Österreich

Die DSGVO gilt in beiden Ländern unmittelbar und in gleicher Weise; diese Erklärung gilt daher für Beschäftigte in Deutschland und in Österreich. Wo nationale Vorschriften ergänzend greifen, sind sie in den jeweiligen Abschnitten genannt.

12. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar; das Datum am Seitenanfang kennzeichnet den Stand.